Luk op for boksen med papir

Der er kaldt til kamp mod papirarbejdet i det offentlige – og det er svært at holde med ”papiret”. Men hvad er papirarbejde egentlig? Det er der et stort behov for at få nuanceret, mener Eva Pallesen, specialkonsulent i Danmarks Evalueringsinstitut.

”Der kan være en tendens til at røre nogle meget forskellige problemer på tværs af sektorer sammen i en gryde der hedder ”overflødigt papirarbejde”. Dermed får man en let kommunikerbar, men også overfladisk version af problemer som vi ikke altid kommer tættere på at løse.”

Dokumentation er alt fra barnets bog til inventarlister

Eva Pallesen var i 2007 en af konsulenterne bag en undersøgelse der stillede skarpt på dokumentationen af det pædagogiske arbejde i daginstitutioner. Og mange af de problemstillinger som undersøgelsen tager op, har EVA siden fået bekræftet og uddybet i kontakten med dagtilbud og kommuner: Hvad ordet dokumentation dækker over i en daginstitution, er der stor forskel på. Og lige så stor forskel er der på hvordan dokumentationen bliver opfattet, siger Eva Pallesen.

”Ordet dokumentation kan dække over alt fra lønadministration og inventarlister til pædagogiske læreplaner, ”barnets bog” og billedvæggen til forældrene. Og personalets oplevelse af den såkaldte dokumentationsbyrde varierer meget alt efter hvilken dokumentation der er tale om.”

Med forskellig dokumentation følger risiko for forskellige byrder

Skelner man fx mellem administrativ eller ledelsesrelateret dokumentation på den ene side og pædagogisk-faglig dokumentation på den anden side, viser det sig at der åbnes op for vidt forskellige problemstillinger, fortæller Eva Pallesen. 

Administrativ og ledelsesrelateret dokumentation angår primært drift og ledelse som fx økonomi, bygninger og personaleadministration. Nødvendige opgaver som imidlertid godt kan opleves som en byrde, fx hvis man skal håndtere et bruger-uvenligt budgetteringssystem. Denne byrde er dog væsensforskellig fra den byrde som bunder i at man som leder oplever at ens tid går med at løse alt for mange andre opgaver end dem man mener man er ansat til.

Dokumentation kan skærpe fagligt blik

En anden type dokumentation er den pædagogisk-faglige – det vil sige forskellige måder at fastholde (resultater af) daginstitutionernes pædagogiske arbejde med henblik på at beskrive og udvikle det. Det kan fx være sprogtesten af den 3-årige, informationsvæggen til forældrene eller læringshistorier der fortæller om konkrete situationer hvor barnet søgte – eller knækkede – udfordringer.

Jo mere pædagogisk dokumentation trækker på interessen for det konkrete barn og de pædagogiske overvejelser man har i konkrete situationer, des mere giver personalet udtryk for at de nødigt vil undvære det. Denne pædagogiske dokumentation kan faktisk opleves som en måde at skærpe det faglige blik på.

Også inden for pædagogisk dokumentation er der dog forskellige kilder til oplevelsen af dokumentationsbyrden. Dokumentation kan fx blive en byrde hvis det pædagogiske personale ikke oplever at der er noget formål med den, konstaterer Eva Pallesen.

”Producerer man dokumentation uden at kende målgruppen eller formålet, er det umuligt at prioritere sin indsats – skal det være noget der ser pænt ud på hjemmesiden? Eller skal det først og fremmest sætte en intern proces i gang?”

Dokumentation kan være svær at nå i hverdagen

Et andet problem er knyttet til dokumentationskrav der rent faktisk opfattes som legitime og berettigede. Men som samtidig opleves som svære at nå eller håndtere i den pædagogiske hverdag.

Det kan fx være lovgivningskrav om at arbejde med pædagogiske læreplaner eller at gennemføre sprogvurderinger af treårige hvor formålet ofte er klart og accepteret af personalet – men hvor der for mange ligger en stor udfordring i at omsætte kravene til hverdagspraksis og at føre indsigterne tilbage til det konkrete arbejde med børnene.

”Hvis man vil videre, må man skelne mellem om dokumentationskrav opleves som en byrde fordi de forekommer formålsløse og irrelevante, eller fordi det er en udfordring at gøre dem håndterlige i en pædagogisk hverdag,” lyder det fra Eva Pallesen.

Hvad skal dokumentationen bruges til?

Hun peger på at det pædagogiske personale, når det selv skal vælge, ofte bruger dokumentationsformer der starter med en konkret situation med barnet – fx fotos eller læringshistorier – og ikke med et abstrakt ”kvalitetsspørgsmål.”

”Måske fordi de foretrækker dokumentation der bruger og udfordrer den dygtige pædagog i dem selv og ikke deres indre ”djøf’er”?” spørger Eva Pallesen og understreger dog samtidig at politikere og forvaltninger naturligvis har et legitimt behov for dokumentation der kan kvalificere deres opgaveløsning. Men hvis daginstitutionerne skal skabe dokumentation der kvalificerer politiske og administrative analyser, må de vide hvilke spørgsmål politikerne har brug for at få besvaret. Ellers ender man let med en mærkelig mellemvare der hverken fungerer det ene eller det andet sted, konstaterer specialkonsulenten.

Behov for at se papirarbejde nuanceret

Pointen med det hele er altså at der bare inden for en enkelt daginstitution åbner sig en lang række forskellige problemstillinger når man vil definere ”papirarbejdet” eller ”dokumentationsbyrden”. Hvor mange forskellige slags problemer og udfordringer dukker der så ikke op hvis man går på tværs af sektorerne – som ældrepleje, jobcentre, dagtilbud og alle de andre offentlige ydelser?

”I debattens hede bliver alle former for dokumentation ofte slået i hartkorn. Men måske er der faktisk forskel på om udfordringen handler om for mange medicinindberetninger eller om at finde en holdbar måde at fastholde Olivers sproglige udvikling? Vil man ”byrderne” til livs, må man se langt mere nuanceret på dokumentation og papirarbejde,” slutter Eva Pallesen.

Læs mere

Du kan læse mere om EVA's undersøgelse af dokumentation i dagtilbud fra 2007 her.

Artiklen er baseret på en analyse som blev bragt i Politiken 14. april, 2009.