Den gode, den onde eller den nødvendige dokumentation?

Bragt på Indblik.nu den 15. september 2009.

Af områdechef Camilla Wang og direktør Agi Csonka, EVA.

Der går snart ikke en dag uden en ny historie om dokumentationshelvedet i det danske samfund. De offentligt ansatte må lade deres kerneopgaver sejle for i stedet at bruge deres tid på uproduktivt ”papirarbejde”, siges det. Der måles løs som aldrig før: medarbejdertrivsel, lederevaluering, brugertilfredshed, antal indkøbte elsparepærer mv. – ikke engang fantasien sætter grænsen. Og samtidig stiger og stiger stress og sygefravær blandt lærere, pædagoger og sundhedspersonale mv. i velfærdserhvervene. Modreaktionen på det massive dokumentationsdrama er nådesløs: Al dokumentation er af det onde; jo mindre, des bedre.

Spredehagl i dokumentationskrigen

Det er svært at være uenig i at optælling af blyanter ikke er den bedste udnyttelse af en plejehjemsleders tid. Eller at effekten af en socialrådgivers arbejde sandsynligvis er større hvis hun rent faktisk har tid til at føre nogle ordentlige samtaler med klienterne. Vi vil også alle hellere have at pædagogen trøster vores barn når han falder, end at hun sidder på kontoret optaget af en eller anden rapportering til den kommunale forvaltning.

Men det er på den anden side lige lovligt nemt blot at slutte sig til Den Store Dokumentationsbashing og skyde løs med spredehagl på alt hvad der involverer et stykke papir. Det ville klæde debatten med nogle nuanceringer af hvad dokumentation egentlig er, og hvad forskellige former for dokumentation kan og skal bruges til. Hvad sker der hvis vi åbner kassen med ’papirarbejde’ og ser nærmere på et par konkrete ek-sempler på brug af dokumentation og evaluering i den pædagogiske sektor?

Fra økonomistyring til læringshistorier

Fra EVA’s undersøgelser på daginstitutionsområdet ved vi at ordet dokumentation her er et samlebegreb for en række væsensforskellige aktiviteter. Det dækker over alt lige fra lønadministration og inventarlister til pædagogiske læreplaner, ”barnets bog” og billedvæggen til forældrene. Og i forlængelse heraf varierer medarbejdernes oplevelse af den såkaldte dokumentationsbyrde alt efter hvilken dokumentation der er tale om.

Én væsentlig skelnen handler om administrativ dokumentation og pædagogisk faglig dokumentation. Disse to dokumentationsformer har vidt forskellige formål og må vurderes på vidt forskellige præmisser.

Administrativ og ledelsesrelateret dokumentation angår primært driften som fx økonomi, bygninger og personaleadministration. Nødvendige opgaver når man decentraliserer driften af institutioner, men som ikke desto mindre godt kan opleves som en byrde og tidsrøveri af den daginstitutionsleder der også skal udøve strategisk og faglig ledelse, og som måske endda indgår i normeringen og derfor også skal kunne bruge tid sam-men med børnene.

Den pædagogisk-faglige dokumentation er af en helt anden karakter. Den består af mange forskellige - skriftlige såvel som billedlige – former for beskrivelser af det pædagogiske arbejde med børnene som skaber et grundlag for udvikling. Det kan fx være sprogtesten af den 3-årige, informationsvæggen til forældrene eller læringshistorier der fortæller om konkrete situationer hvor barnet søgte udfordringer og lærte noget nyt. Her er dokumentation anledning til samtaler med forældrene om netop deres barn, og et kvalificeret grundlag for personalet i deres løbende arbejde med at bringe børn videre i deres lærings- og udviklingsprocesser.

Mens administrativ dokumentation primært beslaglægger lederens tid, involverer pædagogisk dokumentation som regel hele det pædagogiske personale. Og det er langt fra al dokumentation, der stjæler tid fra omsorgen for børnene og fratager pædagogerne lysten til deres arbejde. Vores undersøgelser viser således at den dokumentation der handler om det pædagogiske arbejde med børnene faktisk bidrager til at personalet oplever arbejdsglæde og kvalitet. Pædagogisk dokumentation er simpelthen det professionelle grundlag for hele tiden at skærpe det faglige blik og de fagligt udviklende samtaler.

Dokumentation – et led i en ny faglighed?

Oplevelsen af dokumentation som henholdsvis meningsfuld og meningsløs hænger tillige sammen med hvordan man definerer faglighed.  I den aktuelle debat bliver dokumentation helt intuitivt forbundet med noget der står i modsætning til nærhed, varme og gode relationer. Pædagogers arbejde med at sætte mål, planlægge og dokumentere pædagogiske aktiviteter hører til i kategorien ”kolde hænder” eller ”papirnusseri”, alene fordi det er en aktivitet hvor man ikke tilbringer tid direkte sammen med børnene. Til gengæld er der ingen der løfter et øje når pædagogerne bruger tid på praktiske ting som at købe ind, fylde varer i depotrummet, rydde op på legepladsen, dække borde og tørre dem af igen efter frokost. Så længe den slags op-gaver bliver udført, mens børnene tumler rundt i nærheden, hører det under kategorien ”varme hænder”.

Denne ikke helt indlysende skelnen har måske sine rødder i at vi i Danmark stadig ser daginstitutionen som et sted der bør ligne hjemmet mest muligt, også hvad pædagogernes opgaver angår. Så længe pædagoger er beskæftiget med en institutionaliseret udgave af den gode hjemlige og (hus)moderlige omsorg, ser vi det som en helt naturlig kerneydelse. Også selvom der er tale om rutiniserede logistiske opgaver og praktisk vedligehold som man ikke behøver en pædagogisk uddannelse for at udføre.

Ser man derimod det pædagogiske arbejde som en profession med børnenes læring og udvikling i fokus, er aktiviteter som planlægning, evaluering og dokumentation helt nødvendige aktiviteter.  Pædagoger skal jo ikke bare være sammen med børn; de skal være sammen med dem på en måde der gør at børnene trives, lærer og udvikler sig. Det kræver kompetencer til også at kunne udvikle og bruge dokumentation.

Dokumentation gør os klogere

Alene inden for daginstitutionsområdet kan man altså tale om meget forskellige dokumentationstyper. Det gør det svært entydigt at dømme ”dokumentationsbyrden” inde eller ude. Det er vigtigt at holde hovedet klart og skelne mellem forskellige former for dokumentation – og det er vigtigt at se på i hvilken kontekst dokumentationen bruges. 

Brugt rigtigt gør dokumentation os klogere på om vi når de mål vi gerne vil nå. Den hjælper os til en kvalificeret analyse af egen praksis og til at korrigere kursen. Dokumentation er et vigtigt grundlag for kvalificerede samtaler indadtil i de professionelle arbejdsfællesskaber og udadtil med brugerne.

Dokumentation i det offentlige har derfor en klar berettigelse, og brugt med omtanke er det et uovertruffet redskab til at sikre og udvikle kvalitet. Men på samfundsniveau såvel som i den enkelte organisation er det uhyre vigtigt at gå til alle former for dokumentation med ydmyghed og respekt. Ydmyghed overfor den store og krævende opgave det er at udvikle intelligent og anvendelig dokumentation. Og respekt for alle de menneskers tid og energi der beslaglægges hver gang noget skal dokumenteres. Lad os med andre ord finde de målsøgende missiler frem og skyde de værdiløse dokumentationskrav ned, men samtidig passe på at barnet ikke ryger ud med badevandet.